Eine offene Stelle kostet Zeit, Nerven und Umsatz. Viele Unternehmen beauftragen deshalb eine Personalvermittlung. Bevor es losgeht, steht fast immer die gleiche Frage im Raum: Was kostet Personalvermittlung eigentlich?
In diesem Ratgeber erklären wir, wie sich Honorar bzw. Provision berechnen, welche Abrechnungsmodelle es gibt, wann die Kosten fällig werden und was für Bewerberinnen und Bewerber gilt. Mit Rechenbeispiel und Checkliste für Ihr Angebot.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Honorar einer Personalvermittlung wird meist als Prozentsatz vom Jahresbruttogehalt der besetzten Stelle berechnet.
- Bei Tatenwerk beträgt es 25-30 % des Jahresbruttogehalts, einmalig und erfolgsbasiert.
- Fällig wird es erst, wenn die Kandidatin oder der Kandidat den Arbeitsvertrag unterschreibt. Ohne Erfolg keine Kosten.
- Verlässt die vermittelte Person das Unternehmen früh, sichert Sie unsere 6-Monats-Rückgabegarantie ab.
- Für Bewerberinnen und Bewerber ist die Personalvermittlung bei Tatenwerk kostenlos.
Wie berechnen sich die Kosten einer Personalvermittlung?
Die meisten Personalvermittler rechnen ihr Honorar, umgangssprachlich auch Provision, als Prozentsatz vom künftigen Jahresbruttogehalt der vermittelten Person ab. Das hat einen einfachen Grund: Je anspruchsvoller und höher dotiert eine Position ist, desto aufwendiger ist in der Regel die Suche nach passenden Kandidaten.
Wie hoch der Prozentsatz im Einzelfall ausfällt, hängt vor allem von diesen Faktoren ab:
- Position und Seniorität (Sachbearbeitung, Fachkraft, Führungskraft)
- Spezialisierung und Verfügbarkeit passender Kandidaten am Markt
- Suchaufwand, zum Beispiel aktive Direktansprache von Kandidaten, die nicht aktiv suchen
- Umfang der Leistung, etwa Vorab-Interviews, Begleitung bis zur Vertragsunterschrift und Garantien
Wichtig ist die Bemessungsgrundlage: Klären Sie im Angebot, welche Gehaltsbestandteile zum Jahresbruttogehalt zählen, zum Beispiel variable Vergütung, Boni oder ein Firmenwagen. Honorare werden zwischen Unternehmen in der Regel netto angegeben und zuzüglich Umsatzsteuer berechnet.
Bei der Personalvermittlung von Tatenwerk in Frankfurt liegt das Honorar bei 25-30 % des Jahresbruttogehalts. Den genauen Satz für Ihre Position nennen wir Ihnen nach dem Briefing im Angebot.
Rechenbeispiel: Was kostet eine Vermittlung konkret?
| Jahresbruttogehalt der Position | Honorar bei 25 % | Honorar bei 30 % |
|---|---|---|
| 45.000 Euro | 11.250 Euro | 13.500 Euro |
| 60.000 Euro | 15.000 Euro | 18.000 Euro |
| 80.000 Euro | 20.000 Euro | 24.000 Euro |
Alle Beträge netto zuzüglich Umsatzsteuer. Das Honorar fällt einmalig an.
Das Honorar ist eine einmalige Investition. Ihm gegenüber stehen die Kosten, die eine längere Vakanz verursacht: liegengebliebene Aufgaben, Überstunden im Team, eigene Stellenanzeigen und die Zeit, die Ihre Führungskräfte und HR mit der Vorauswahl verbringen.
Abrechnungsmodelle im Überblick
Am Markt gibt es verschiedene Modelle, nach denen Personalvermittler und Personalberater abrechnen:
- Erfolgshonorar: Das Honorar wird nur fällig, wenn die Stelle tatsächlich besetzt wird. Bleibt die Suche erfolglos, zahlt das Unternehmen nichts. So arbeitet Tatenwerk.
- Retainer: Vor allem in der klassischen Personalberatung und im Executive Search üblich. Das Honorar wird in Raten gezahlt, die erste meist schon bei Auftragserteilung, also unabhängig vom Ergebnis.
- Pauschalhonorar: Ein fester Betrag pro Besetzung, unabhängig vom Gehalt. Das kommt eher bei standardisierten Positionen vor.
- Übernahme aus der Zeitarbeit: Wird eine Zeitarbeitskraft vom Kundenunternehmen fest übernommen, darf die Zeitarbeitsfirma dafür eine angemessene Vermittlungsvergütung vereinbaren (§ 9 Abs. 1 Nr. 3 AÜG). Bei Tatenwerk ist die Übernahme nach Ablauf der Höchstüberlassungsdauer von 18 Monaten ohne Vermittlungsgebühr möglich. Für eine frühere Übernahme gilt ein abgestuftes Honorarmodell nach unseren AGB.
Wann wird das Honorar fällig?
Wann gezahlt wird, legt der Vermittlungsvertrag fest. Beim Erfolgshonorar ist der Auslöser in der Regel der Abschluss des Arbeitsvertrags. Bei Tatenwerk zahlen Sie erst, wenn die Kandidatin oder der Kandidat bei Ihnen unterschreibt. Bis dahin tragen wir das volle Risiko der Suche: Recherche, Direktansprache, Vorab-Interviews und die Präsentation einer Shortlist mit anonymisierten Kurzprofilen, in der Regel binnen 10 bis 14 Tagen nach dem Briefing.
Was passiert, wenn die neue Fachkraft früh wieder geht?
Seriöse Personalvermittler sichern ihre Kunden für den Fall ab, dass eine vermittelte Person das Unternehmen in den ersten Monaten wieder verlässt. Solche Garantien unterscheiden sich in Dauer und Ausgestaltung, deshalb lohnt sich ein genauer Blick ins Angebot.
Tatenwerk bietet eine 6-Monats-Rückgabegarantie: Scheidet eine von uns vermittelte Person in den ersten sechs Monaten aus, sichern wir Sie ab. Die genauen Konditionen besprechen wir transparent im Erstgespräch.
Was kostet Personalvermittlung für Bewerber?
In der Regel nichts: Das Honorar zahlt das einstellende Unternehmen. Bei Tatenwerk ist die Personalvermittlung für Kandidatinnen und Kandidaten immer kostenfrei.
Lässt sich eine arbeitsuchende Person dennoch von einem privaten Vermittler gegen Bezahlung vermitteln, setzt das Gesetz enge Grenzen (§ 296 SGB III):
- Der Vermittlungsvertrag bedarf der Schriftform und muss die Vergütung nennen.
- Gezahlt werden muss nur, wenn der Arbeitsvertrag infolge der Vermittlung zustande kommt. Vorschüsse sind verboten.
- Die Vergütung darf einschließlich Umsatzsteuer höchstens 2.000 Euro betragen.
Arbeitsuchende mit einem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters können einen privaten Vermittler beauftragen, ohne selbst zu zahlen. Die Agentur vergütet dem Vermittler eine erfolgreiche Vermittlung in eine versicherungspflichtige Beschäftigung mit 2.500 Euro, bei Langzeitarbeitslosen und Menschen mit Behinderungen mit bis zu 3.000 Euro. Ausgezahlt wird in zwei Raten: 1.250 Euro nach sechs Wochen Beschäftigung, der Rest nach sechs Monaten (§ 45 Abs. 6 SGB III).
Personalvermittlung oder Zeitarbeit: Was ist günstiger?
Das hängt davon ab, wie lange und wofür Sie Personal brauchen:
- Personalvermittlung lohnt sich, wenn Sie eine Position dauerhaft besetzen möchten. Sie zahlen einmalig und die Fachkraft ist ab dem ersten Tag bei Ihnen angestellt.
- Zeitarbeit passt zu kurzfristigem oder zeitlich begrenztem Bedarf. Sie zahlen einen Stundenverrechnungssatz nur für tatsächlich geleistete Stunden, Urlaub, Feiertage und Krankheitstage trägt der Personaldienstleister. Bei längeren Einsätzen steigen durch Branchenzuschläge und Equal Pay in der Zeitarbeit in der Regel die Kosten.
Beides lässt sich kombinieren, etwa wenn eine Zeitarbeitskraft später fest übernommen wird. Einen Überblick über alle Wege bietet unsere Seite Personaldienstleister in Frankfurt. Mehr zu den Vorteilen für beide Seiten lesen Sie im Beitrag Vorteile der Personalvermittlung.
Checkliste: Darauf sollten Sie im Angebot achten
- Höhe des Honorars in Prozent und die genaue Bemessungsgrundlage (Fixgehalt, variable Anteile, Sachleistungen)
- Abrechnungsmodell: reines Erfolgshonorar oder Anzahlungen unabhängig vom Ergebnis
- Zeitpunkt der Fälligkeit: Vertragsunterschrift oder Arbeitsantritt
- Garantie bei frühem Ausscheiden: Dauer und Form der Absicherung
- Kosten bei Abbruch der Suche durch das Unternehmen
- Regelungen zur Übernahme, falls die Person zuvor über Zeitarbeit bei Ihnen eingesetzt war
Häufige Fragen zu den Kosten der Personalvermittlung
Wie hoch ist die Provision einer Personalvermittlung?
Üblich ist ein Prozentsatz vom Jahresbruttogehalt der vermittelten Person. Bei Tatenwerk liegt er bei 25-30 %, abhängig von Position und Suchaufwand.
Muss ich zahlen, wenn kein Kandidat eingestellt wird?
Beim Erfolgshonorar nicht. Bei Tatenwerk entstehen Ihnen keine Kosten, wenn die Suche ohne Erfolg bleibt. Bei Retainer-Modellen werden dagegen oft Raten unabhängig vom Ergebnis fällig.
Ist Personalvermittlung für Bewerber kostenlos?
Bei Tatenwerk ja, immer. Generell gilt: Verlangt ein privater Vermittler von Arbeitsuchenden eine Vergütung, darf sie höchstens 2.000 Euro inklusive Umsatzsteuer betragen und nur im Erfolgsfall fällig werden.
Kann ich die Kosten der Personalvermittlung steuerlich absetzen?
Für Unternehmen ist das Vermittlungshonorar in der Regel eine Betriebsausgabe. Die Einzelheiten klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Fazit
Die Kosten einer Personalvermittlung sind gut kalkulierbar, wenn Prozentsatz, Bemessungsgrundlage, Fälligkeit und Garantie klar geregelt sind. Mit einem Erfolgshonorar zahlen Sie nur für ein Ergebnis.
Sie möchten eine Position in Frankfurt oder im Rhein-Main-Gebiet besetzen? Erfahren Sie mehr über unsere Personalvermittlung in Frankfurt oder sprechen Sie uns direkt an: Kontakt aufnehmen.
Quellen: § 296 SGB III, § 45 SGB III, § 9 AÜG (abgerufen am 15.10.2026). Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
