In diesem Blog geht es um die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter in kleinen Unternehmen. Wir durchleuchten dabei die gesetzliche Verpflichtung zur Zeiterfassung, die Vor- und Nachteile und welche Möglichkeiten es dafür gibt.
Besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Zeiterfassung?
Nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts ist eine Zeiterfassung für Unternehmen zwingend notwendig. Das soll auch in einem Gesetz in diesem Jahr verankert werden. Eigentlich ist das nichts Neues, das Arbeitsschutzgesetzt aus den 90er-Jahren schreibt bereits das Erfassen von Arbeitszeiten vor.
Das Bundesarbeitsgerichts hat im September 2022 ein Grundsatzurteil getroffen, danach sind Arbeitgeber in Deutschland zur Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter verpflichtet. Dieses Urteil beantwortet viele Fragen zu dem Thema Zeiterfassung. Dieses BAG Urteil wird wahrscheinlich noch vor dem EuGH Urteil vom Mai 2019 in nationales Recht umgesetzt. Auch nach diesem Urteil des Europäischen Gerichtshofs besteht in Deutschland eine allgemeine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter.
Die Umsetzung zur Verpflichtenden Zeiterfassung in nationales Recht steht allerdings noch aus, wird jedoch in diesem Jahr erwartet und Arbeitgeber sind gut beraten sich bereits jetzt mit dem Thema Zeiterfassung intensiv zu beschäftigen, um eine reibungslose Einführung zu gewährleiten.
Strafen für nicht erfasste Arbeitszeiten sind also aus der Vergangenheit nicht zu befürchten, erst in diesem Jahr 2023, kann es zu Strafen für Unternehmen kommen, die die Arbeitszeit nicht erfassen. Es gibt bereits heute verbindliche Verpflichtungen zur Arbeitszeiterfassung bei geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern und Arbeitnehmer können die Arbeitszeiterfassung auch jetzt bereits einfordern.
Welche Daten müssen erfasst werden?
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Pausenzeiten im Rahmen der Pausenregelungen
- Gesamte geleistete Arbeitsstunden pro Tag
- Ruhezeiten
Zigarettenpausen sind ebenfalls Pausenzeiten und keine Arbeitszeit und müssen erfasst werden. Das Nachfüllen der Kaffeetasse, ein kurzer Austausch mit den Kolleg:innen oder der Gang zum WC zählen wiederum zur Arbeitszeit und müssen nicht als Pause erfasst werden.
Im Homeoffice sind die Arbeitszeiten genauso wie im Betrieb zu erfassen.
Wie können Arbeitszeiten erfasst werden?
Die klassische Stechuhr ist für die meisten KMU sicherlich eher ein Auslaufmodel und nicht die geeignete Methode. Ebenso scheidet ein aufwendiges Erfassungssystem mit Eingabegeräten wahrscheinlich aus. Eine Excel Liste oder manuell ausgefüllte Stundenzettel werden wohl eher zu einfach sein auch keine geeigneten Methoden darstellen. Der Europäische Gerichtshofs schreibt eine objektive, verlässliche und zugängliche Methode vor. Damit ist wohl eine digitale Zeiterfassung per App gemeint, die nach unserer Einschätzung auch das beste und einfachste System ist.
Anforderungen an das Zeiterfassungssystem:
Zeiterfassungssysteme gibt es viele auf dem Markt. Nach unserer Erfahrung sollte das System folgende Anforderungen erfüllen:
- Sicherheit. Die Datenspeicherung muss sicher sein und den DSGVO Anforderungen genügen.
- Alle gesetzlichen Bestimmungen müssen eingehalten werden
- Einfache Bedienbarkeit. Die Anwendung muss selbsterklärend sein
- Verschiedene Rollen und Genehmigungsprozesse einfach gestalten. Wer darf für wen z.B. den Urlaub genehmigen? Das sollte man einfach einstellen können
- Zeiterfassung sollte am PC Desktop und auch an allen gängigen Mobilgeräten per App möglich sein
- Urlaubsplanung sollte integriert sein, damit alle relevanten Arbeitszeitdaten in einem System sind. Das spart andere Systeme und Erfassungen ein.
- Die Kosten sollten überschaubar bleiben
Ist eine Zeiterfassung nur zusätzlicher administrativer Aufwand?
Keineswegs ist eine Zeiterfassung nur zusätzlicher Aufwand. Auch wenn das Team klein ist und bisher eher eine Vertrauensarbeitszeit galt, so kann ein gutes Tool, kombiniert mit einer Urlaubs- und Abwesenheitsplanung durchaus sehr sinnvoll sein. Wir bei Tatenwerk waren zunächst auch skeptisch, ob wir mit unserem Team wirklich die Zeiten erfassen müssen. Schließlich reden wir jeden Tag miteinander, stimmen unsere Zeit ab und haben auch sehr großes gegenseitiges Vertrauen, dass jeder seine Arbeitszeit erfüllt. Dennoch sind bei der Planung immer mal wieder kleineren Planungspannen gekommen, dass z.B. zwei Kollegen in einem Team beide nicht da sind, weil die Abstimmung fehlte. Mit einem guten Zeiterfassungstool können auch Urlaubstage, Homeofficetage, und sonstige Abwesenheiten sehr übersichtlich geplant und dokumentiert werden. Die erfassten Daten können auch von der Entgeltbuchhaltung perfekt verwendet werden und die Erfassung von Daten kann an anderer Stelle dafür wegfallen. Darüber hinaus kann eine Zeiterfassung auch für ein besseres Gerechtigkeitsgefühl in einem Team führen, wenn einzelne Teammitglieder deutlich mehr Pausen einlegen als andere, wird dieses im Team transparenter.
Fazit:
Spätestens durch das EuGH-Urteil vom Mai 2019 und dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung vom September 2022 wird es für Arbeitgeber in KMU höchste Zeit, sich über die Umsetzung Gedanken zu machen. In diesem Jahr wird allgemein mit einer verbindlichen Umsetzungspflicht gerechnet.
Nicht warten, sondern jetzt starten! Das ist unsere Empfehlung, denn neben dem positiven Effekt bereits gut vorbereitet zu sein und nicht von einem Gesetzt plötzlich in Zugzwang zu kommen, ergeben sich auch viele Vorteile mit einem modernen Zeiterfassungstool. So lassen sich mit dieser Digitalisierung der Arbeitszeiterfassung und auch der Abwesenheitsplanung viele Arbeitsabläufe optimieren. Der Zeitaufwand, besonders für die Chefs und Personaler, lässt sich damit an anderer Stelle minimieren.
Bei konkreten Fragen, wie wir die Einführung im Detail gemeistert haben stehen wir gerne zum persönlichen Austausch zur Verfügung.
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